Google Docs : Huit fonctionnalités avancées que vous devriez utiliser

Google Docs est un véritable trésor de fonctionnalités plus ou moins utiles, plus ou moins cachées. En voici huit que vous devriez utiliser plus souvent.

Les logiciels de traitement de texte comme Google Docs sont de vrais trésors de fonctionnalités cachées, pensées et conçues pour simplifier l’écriture de gros documents et collaborer avec ses collègues. Voici quelques fonctionnalités avancées que vous gagneriez à utiliser plus régulièrement.

1. Écrire en Markdown dans Google Docs

Google Docs prend en charge certains éléments de la syntaxe Markdown. Cela permet de formater facilement du texte avec des symboles, eux, purement textuels, rendant la lecture et l’écriture plus simples tout en autorisant la conversion dans des formats plus riches. Si vous êtes familier avec le Markdown, cela peut vous faire gagner beaucoup de temps. Pour en profiter, allez dans Outils > Préférences > Détecter automatiquement Markdown.

Souvenez-vous : Google Docs ne prend en charge que certains éléments de la syntaxe Markdown, pas tous.

2. Améliorer la navigation avec les numéros de lignes

Avec les numéros de ligne, vous et vos collaborateurs pouvez facilement faire référence à des passages dans des documents longs et complexes. Cela permet aussi de prendre des notes précises. Attention, les numéros de ligne ne fonctionnent qu’en format Pages, pas en Sans pages.

Vous pouvez activer les numéros de ligne en allant dans Outils > Numéros de ligne. Dans la barre latérale dédiée, sélectionnez Afficher les numéros de ligne.

3. Utiliser les textes alternatifs pour des documents plus accessibles

Les images aident vos documents, mais celles-ci ne peuvent être “vues” par les lecteurs d’écran. Ajouter du texte alternatif aident les gens qui ont besoin de lecteur d’écran à comprendre ce que montre l’image.

Pour ajouter du texte alternatif, faites un clic droit sur une image et sélectionnez Texte alternatif. Dans la barre latérale dédiée, dans les Optiosn de l’image, décrivez l’image succinctement. Donnez simplement des mots-clef de ce que montre l’image.

4. Utiliser la fonctionnalité Traduire le document pour améliorer votre pratique d’une langue étrangère

Google Docs ne saurait remplacer un vrai cours de langue, évidemment, mais la plateforme utilise les mêmes outils que Google Traduction pour traduire un document. Vous pouvez partager des documents traduits avec vos collaborateurs et les utiliser pour pratiquer l’écrit dans une langue étrangère.

Ouvrez votre document, allez dans Outils > Traduire le document. Dans la fenêtre dédiée, choisissez la langue et Google Docs va créer une copie dans la langue désirée.

5. Forcer le destinataire à faire une copie d’un Google Doc

Il peut arriver que vous souhaitiez partager un document, mais que vous vouliez que le collaborateur réalise ses modifications sur sa propre copie du document. Docs n’a pas de méthode officielle pour forcer une copie, mais il existe une méthode non officieuse qui fonctionne.

Cliquez sur Partager en haut à droite du document. Changez les paramètres du lien pour “Tous les utilisateurs qui ont le lien” et choisissez “Éditeur” dans la liste déroulante à côté. Maintenant, copiez le lien et collez-le dans l’email ou message que vous utilisez pour partager ledit document. Avant de cliquer sur Envoyer, modifiez le lien en remplaçant le mot “edit” et tout ce qui suit par “template/preview”.

Lorsque le destinataire ouvrira le document pour le modifier, ce sera sa propre copie. Le suffixe URL “template/preview” permet de visualiser le contenu du doc avant de commencer à l’utiliser (utilisez le bouton Utiliser le template dans l’aperçu).

6. Intégrer un doc dans un email

Pas besoin d’envoyer un long document à un collaborateur en tant que pièce jointe. Vous pouvez l’intégrer directement depuis Google Docs vers la boîte de réception du destinataire en tant que document intégré. Cela rend le partage de documents plus simple et réduit le nombre de pièces jointes.

Allez dans Fichier > Envoyer par e-mail > Envoyer ce fichier par e-mail. Écrivez votre message dans le champ prévu à cet effet, puis cochez la case intitulée “Ne pas ajouter en tant que pièce jointe. Inclure le contenu dans l’e-mail.”

7. Brainstorm avec Google Keep

Combinée avec les rédactions longues dans Google Docs, la petite app Google Keep (dédiée aux prises de notes) peut être très pratique pour les sessions de brainstorming.

Inscrivez vos idées comme notes ou listes. Lorsque vous en avez besoin dans votre Doc, ouvrez le panneau latéral Keep (l’icône en forme d’ampoule jaune sur la droite) et faites glisser vos notes directement dans votre document. Vous pouvez aussi copier le texte depuis votre Doc et le sauvegarder comme une note Keep pour plus tard.

8. Collaborer sur un email

Gmail offre des boîtes de réception collaboratives aux comptes Google Workspace, mais il y a une autre méthode pour collaborer sur un email gratuitement. Celle-ci utilise Google Docs. Dans un Google Doc, insérer un bloc email depuis Insertion > Éléments de base > Brouillon d’email. Vous pouvez aussi saisir “@email” dans le doc et appuyer sur Entrée. Vous pouvez aussi aller dans Fichier > Envoyer par e-mail > Brouillon d’e-mail.

Écrivez votre email, remplissez les champs demandés. Ensuite, cliquez sur Aperçu dans Gmail en haut à gauche du brouillon. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer.